試算表不是不好用，是它不知道發生了什麼事
Excel 很擅長算你已經輸入的東西，但它不知道有人在 LINE 上改了單、 不知道某個尺寸已經賣完、不知道誰剛剛匯了款。 所有「知道」的工作都由你完成，然後你再把結論打進格子裡。
所以團越大，試算表越不是在幫你，而是在等你餵它。 一團 40 筆訂單、10 個商品、每個商品有尺寸顏色，光是核對就能吃掉一個晚上。
同一件事，兩種做法
| 要做的事 | Excel / Google 試算表 | LINE +1 |
|---|---|---|
| 訂單進表格 | 從對話往回捲，一筆一筆複製貼上 | 顧客打字當下就直接成為訂單，沒有抄寫這一步 |
| 同一人多筆加總 | 認名字、拉公式、擔心漏掉暱稱改過的人 | 以 LINE 身分為準自動合併，暱稱改了也認得出來 |
| 規格庫存 | 每個尺寸顏色各開一欄，人工數剩幾件 | 每個規格組合各自扣庫存，賣完自動擋下 |
| 改單重算 | 改一格，總計、庫存、叫貨量全部要重看一次 | 顧客打「數量-2」，金額與庫存即時重算 |
| 對帳 | 銀行 App 開一邊、試算表開一邊，人眼比對 | 顧客回填付款人與轉帳末五碼，後台勾選批次標記 |
| 通知顧客 | 看著表格逐一私訊誰該付錢、誰出貨了 | 標記已付款 / 已出貨時自動推播對應顧客 |
| 叫貨單 | 做樞紐分析或另開一張彙總表 | 勾選訂單一鍵產生 PDF 採購單，含小計與總計 |
改單這件事，差距最大
試算表：改一格，牽動一整排
- ✓找到那個人的那一列
- ✓改數量、重看該顧客小計
- ✓回頭確認庫存欄位還剩幾件
- ✓叫貨彙總表要一起改
- ✓如果已經發過金額，還要再私訊一次更正
LINE +1：顧客自己打，系統自己算
- ✓顧客打「數量-2」是部分取消，不是整筆消失
- ✓應付金額即時重算並回覆
- ✓該規格組合的庫存自動加回
- ✓採購單重新產生時自動反映新數量
- ✓活動可逐場關閉顧客自行取消
什麼情況下繼續用試算表就好
誠實講，試算表在這些情況仍然是對的工具：
- 偶爾開一團、訂單很少，建活動的時間比手工整理還長。
- 你要做的是成本試算、毛利分析這類自由格式的計算。
- 顧客不在 LINE 上。
但如果你每個月固定開團、同一個人常常分好幾次下單、 而且已經開始怕「有沒有漏算誰」——那就不是工具選擇問題，是流程該換了。
常見問題
用 Excel 整團購單最花時間的是哪一段？+
多數人以為是打字，其實是核對。訂單抄進表格之後，要確認同一個人的好幾筆有沒有漏、金額加總對不對、誰付了款、哪些規格超收了、叫貨數量跟訂單對不對得起來。每多一次改單，這些核對就得重做一遍。
LINE +1 會取代我的試算表嗎？+
會取代「手工維護」那部分。訂單從顧客在 LINE 打字的當下就已經是結構化資料，不需要有人抄進表格，後續的加總、庫存扣減與金額重算都由系統做。你仍然可以看到完整的訂單清單，也能一鍵產生 PDF 採購單拿去叫貨。
改單時試算表要全部重算，LINE +1 呢？+
顧客在 LINE 打「數量-2」是部分取消，打「取消」是整筆取消，系統即時重算該顧客的應付總額，庫存也會加回去。不需要有人回頭改公式或重拉一次總計。
我可以把現有的資料匯進去嗎？+
商品與活動要在後台建立。顧客名單方面，加過官方帳號好友的人會自動進到客戶名單，小編也可以從客戶名單挑人代客建單（含未上架的自訂品項）。
沒有試算表，我要怎麼跟廠商叫貨？+
勾選要出的訂單，一鍵產生 PDF 採購單，同一位顧客的商品會合併成一張，含小計與總計。這比自己在試算表做樞紐分析快，而且不會因為改單忘了重算。
多人一起管理一個團可以嗎？+
可以。資料在系統裡，不會有「誰的那份檔案才是最新的」問題——試算表協作最常見的災難就是兩個人同時改同一份，或有人在用舊的下載檔。